Ticari fatura nasıl hazırlanır: uluslararası gönderiler için rehber

Uluslararası bir gönderi gümrükte beklediğinde sorun çoğu zaman ticari faturadan kaynaklanır: eksik bilgi, yanlış HS kodu veya tutarsız değer beyanı gönderiyi günlerce durdurabilir. Ticari fatura hazırlama işlemini doğru sırayla tamamlayan satıcılar gümrük işlemlerini hızlandırır ve ek vergi riskinden kaçınır. Bu rehber, örneklerle birlikte ticari faturanın hangi bilgileri içermesi gerektiğini ve adım adım nasıl doldurulacağını gösterir.

1. Gönderici ve alıcı bilgilerini eksiksiz yazın

2. Ürün açıklamasını ve HS kodunu belirleyin

3. Miktar, birim fiyat ve toplam tutarı hesaplayın

4. Menşe ülkeyi ve teslim şeklini belirtin

5. Fatura numarası ve tarihini ekleyin

6. Ödeme koşullarını ve para birimini yazın

7. Faturayı imzalayın ve gönderi belgelerine ekleyin

İçindekiler

1. Ticari fatura hazırlamadan önce gerekenler

2. Ticari fatura hazırlama adımları

1. Adım 1: gönderici ve alıcı bilgilerini yazın

2. Adım 2: ürün açıklamasını ve HS kodunu belirleyin

3. Adım 3: miktar, birim fiyat ve toplam tutarı hesaplayın

4. Adım 4: menşe ülkeyi ve teslim şeklini belirtin

5. Adım 5: fatura numarası ve tarihini ekleyin

6. Adım 6: ödeme koşullarını ve para birimini belirtin

7. Adım 7: faturayı imzalayın ve belgelere ekleyin

3. Ticari faturanın doğruluğunu kontrol etme

4. Sık yapılan hatalar ve çözümleri

5. Ticari fatura ile proforma fatura arasındaki fark

6. Sıkça sorulan sorular

Ticari fatura hazırlamadan önce gerekenler

Ticari fatura hazırlamadan önce gönderiye ait temel bilgilerin hazır olması gerekir. Aşağıdaki bilgiler olmadan fatura eksik kalır ve gümrükte işlem gecikir.

• Alıcı ve gönderici için tam ad, adres ve iletişim bilgileri

• Satılan ürünün açıklaması, adedi ve birim fiyatı

• Ürünün menşe ülkesi ve HS kodu

• Ödeme şekli ve kullanılan para birimi

• Kargo firmasından alınan gönderi veya takip numarası

Navlungo üzerinden gönderi teklifi alırken bu bilgiler panelde istenir; bilgiler önceden hazır olduğunda gönderi oluşturma süreci birkaç dakikada tamamlanır.

Ticari fatura hazırlama adımları

Ticari fatura, sırayla doldurulması gereken sabit alanlardan oluşur. Aşağıdaki adımlar örnek tablo üzerinden takip edilebilir.

Adım 1: gönderici ve alıcı bilgilerini yazın

Faturanın üst kısmına göndericinin ve alıcının tam adı, açık adresi, vergi numarası (varsa) ve telefon numarası yazılır. Şirket adına gönderim yapılıyorsa şirket unvanı, bireysel gönderimde ise alıcının tam kimlik adı kullanılır.

> İpucu: Alıcı adresi, kargo firmasına bildirilen teslimat adresiyle birebir aynı olmalıdır; farklı yazılan adres gümrükte ek doğrulama isteğine yol açabilir.

Adım 2: ürün açıklamasını ve HS kodunu belirleyin

Her kalem için ürünün ne olduğu açık şekilde yazılır; "hediye" veya "eşya" gibi genel ifadeler gümrükte kabul edilmez. HS kodu (ürünlerin uluslararası ticarette sınıflandırılmasını sağlayan altı ila on haneli kod sistemi), her ürün kalemi için ayrı ayrı belirtilir.

Örneğin "pamuklu erkek tişört, yüzde yüz pamuk" yazımı, sadece "tişört" yazmaktan daha az sorgu ile sonuçlanır. ABD'ye yapılan gönderilerde HS koduna bağlı gümrük vergisi ABD gümrük vergisi hesaplama aracı ile önceden tahmin edilebilir.

Adım 3: miktar, birim fiyat ve toplam tutarı hesaplayın

Her ürün satırında miktar, birim fiyat ve satır toplamı ayrı ayrı gösterilir; fatura sonunda tüm satırların toplamı genel tutar olarak yazılır. Beyan edilen tutar gerçek satış fiyatıyla eşleşmelidir, düşük gösterilen değer gümrükte ceza riskine yol açar.

Örnek tablo:

| Ürün açıklaması | HS kodu | Miktar | Birim fiyat | Toplam | Menşe ülke |

|---|---|---|---|---|---|

| Pamuklu erkek tişört | 6109.10 | 50 adet | 5 USD | 250 USD | Türkiye |

| Deri cüzdan | 4202.31 | 20 adet | 12 USD | 240 USD | Türkiye |

Adım 4: menşe ülkeyi ve teslim şeklini belirtin

Ürünün üretildiği ülke her kalem için "menşe ülke" alanına yazılır ve bu bilgi gümrük vergisi oranını doğrudan etkiler. Incoterms (taşıma, sigorta ve gümrük sorumluluklarının taraflar arasında nasıl paylaşıldığını tanımlayan uluslararası ticaret terimleri seti), faturada DAP, DDP veya FOB gibi kısaltmalarla belirtilir.

> Uyarı: DDP (Delivered Duty Paid) seçildiğinde gümrük vergisi göndericiye fatura edilir; bu seçenek işaretlenmeden gönderilen bir fatura, alıcının beklenmedik vergi ödemesiyle karşılaşmasına neden olabilir.

Adım 5: fatura numarası ve tarihini ekleyin

Her ticari faturaya benzersiz bir fatura numarası ve düzenleme tarihi verilir. Bu numara gönderi takip numarasıyla birlikte kayıt tutmayı kolaylaştırır ve gümrük sorgularında referans olarak kullanılır.

Adım 6: ödeme koşullarını ve para birimini belirtin

Faturada kullanılan para birimi (USD, EUR, TRY gibi) açıkça yazılır ve ödeme şekli, peşin, havale veya kapıda ödeme, belirtilir. Para birimi belirtilmezse gümrük memuru tutarı yanlış yorumlayabilir ve değerleme hatalı yapılabilir.

Adım 7: faturayı imzalayın ve belgelere ekleyin

Fatura, göndericinin yetkilisi tarafından imzalanır veya kaşelenir; e-ticaret gönderilerinde dijital imza da kabul edilir. İmzalı fatura gönderi paketine bir kopya olarak eklenir ve kargo firmasına dijital kopya olarak yüklenir.

Navlungo panelinde bu belge gönderi oluşturma ekranına yüklenir ve DHL veya FedEx gibi taşıyıcılara otomatik iletilir.

Ticari faturanın doğruluğunu kontrol etme

Ticari faturanın doğru hazırlandığını görmek için tüm alanların gönderi bilgileriyle birebir eşleştiği kontrol edilir. Fatura üzerindeki toplam tutar, ödeme kaydındaki tutarla ve paketin içeriğiyle uyuşmalıdır.

• Alıcı adresi, kargo etiketindeki adresle aynı mı?

• Her ürün kalemi için HS kodu ve menşe ülke yazılmış mı?

• Toplam tutar gerçek satış bedeliyle eşleşiyor mu?

• Fatura numarası, gönderi takip numarasıyla ilişkilendirilmiş mi?

Bu dört madde doğrulandığında fatura gümrük işlemlerine hazır kabul edilir.

Sık yapılan hatalar ve çözümleri

• Ürün değerini düşük gösterme: gerçek satış fiyatı yazılmalı, düşük beyan gümrükte para cezasına yol açabilir.

• HS kodunu boş bırakma: her kalem için doğru kod aranmalı, kod bulunamıyorsa gümrük müşavirinden teyit alınmalı.

• Genel ürün tanımı kullanma: "eşya" veya "numune" gibi ifadeler yerine ürünün cinsi ve malzemesi açıkça yazılmalı.

• Para birimini belirtmeme: her tutarın yanına para birimi kodu (USD, EUR) eklenmeli.

• İmza veya kaşe eksikliği: fatura, gönderi öncesi yetkili imza veya kaşe ile tamamlanmalı.

Ticari fatura ile proforma fatura arasındaki fark

Ticari fatura, satışı tamamlanmış ve teslim edilmekte olan bir gönderi için düzenlenir; proforma fatura (satış öncesi fiyat teklifi niteliğinde hazırlanan, gümrükte resmi belge sayılmayan ön belge) ise henüz kesinleşmemiş bir satış için hazırlanır. Gümrük işlemlerinde asıl geçerli belge ticari faturadır, proforma fatura genellikle akreditif açma veya fiyat onayı aşamasında kullanılır.

| Özellik | Ticari fatura | Proforma fatura |

|---|---|---|

| Kullanım aşaması | Satış tamamlandıktan sonra | Satış öncesi teklif |

| Gümrükte geçerliliği | Resmi belge | Genellikle kabul edilmez |

| İçerik | Kesin fiyat ve miktar | Tahmini fiyat ve miktar |

Sıkça sorulan sorular

Ticari fatura kaç nüsha hazırlanmalı?

Genellikle üç nüsha yeterlidir: biri pakete eklenir, biri kargo firmasına dijital olarak iletilir, biri gönderici tarafında saklanır. Bazı ülkelerin gümrük idareleri ek nüsha talep edebilir, bu durumda taşıma firmasının talimatı takip edilir.

Ticari faturada KDV gösterilmeli mi?

İhracat işlemlerinde KDV genellikle sıfır oranlı uygulanır ve fatura üzerinde bu durum belirtilir. Alıcı ülkenin gümrük idaresi kendi vergi ve harç hesaplamasını faturadaki mal bedeli üzerinden ayrıca yapar.

Elektronik ticari fatura gümrükte kabul edilir mi?

Çoğu ülke, dijital olarak hazırlanan ve taşıyıcıya elektronik yollanan ticari faturayı kabul eder. Islak imza yerine dijital imza veya kaşe görseli genellikle yeterlidir, ancak bazı gümrük idareleri orijinal ıslak imzalı kopya isteyebilir.

Ticari fatura hatalı düzenlenirse gönderi gümrükte bekletilir mi?

Evet, eksik ürün açıklaması, yanlış HS kodu veya tutarsız değer beyanı gönderinin gümrükte incelemeye alınmasına neden olur. Bu tür bir gecikme, düzeltilmiş fatura gönderilene kadar sürebilir ve ek işlem ücretine yol açabilir.

Ticari faturayı hangi dilde hazırlamak gerekir?

Fatura genellikle İngilizce hazırlanır çünkü çoğu ülkenin gümrük idaresi bu dili sorunsuz işler. Bazı ülkeler kendi resmi dilinde ek belge isteyebilir, bu durumda taşıma firmasının ülkeye özel talimatları kontrol edilmelidir.

Ticari fatura Amazon, eBay veya Etsy gibi pazar yerlerinden yapılan gönderilerde farklı mı hazırlanır?

Temel alanlar aynı kalır ancak Amazon, eBay ve Etsy gibi pazar yerleri genellikle sipariş numarasının fatura üzerinde de gösterilmesini ister. Navlungo paneli, mağaza entegrasyonu yapıldığında bu bilgiyi otomatik olarak fatura şablonuna aktarır.